Controle de ponto: 10 dicas na hora de implementar

O uso do controle de ponto está estabelecido como obrigatório há anos no Brasil pelo art. 74 da Consolidação das leis trabalhistas (CLT). A lei referida, define as regras trabalhistas para implementação do sistema de registro de ponto nos estabelecimentos.

No passado, era comum que as empresas vissem o controle de ponto como apenas mais uma determinação da legislação trabalhista. Além do mais, muitos gestores tinham dificuldade durante a implementação do sistema de controle da jornada dos trabalhadores.

De lá para cá, a tecnologia contribuiu muito e novos sistemas mais modernos surgiram, ajudando as empresas a implementarem o sistema com maior eficiência, trazendo mais segurança e comodidade a todos.

Isso facilitou não somente o trabalho do departamento pessoal e de Recursos Humanos, como também contribuiu para aumentar a produtividade econômica e o gerenciamento dos negócios.

Ainda há, no entanto, diversas dúvidas sobre o sistema de implementação de registro de ponto, por isso, vamos listar 10 dicas para você definir qual o melhor  controle de ponto no seu estabelecimento.

O que realmente é um controle de ponto?

O controle de ponto é um sistema de marcação da escolha da empresa para realizar o registro da jornada de trabalho dos funcionários. Esse sistema de marcação tem a função de extrair informações relevantes da equipe colaboradora da empresa, como por exemplo:

• Quantidades de horas extras trabalhadas;
• Faltas;
• Atrasos;
• Hora dos intervalos:
• Entrada e saída da jornada de trabalho, bem como outras informações úteis que incidem na folha de pagamento.

Benefícios do controle de ponto

Os benefícios de um controle de ponto eficiente vão além de apenas marcar a jornada de trabalho dos colaboradores. Isso porque ele também otimiza as tarefas burocráticas da organização, como, por exemplo, apresentar da melhor forma o índice de desempenho e absenteísmo no trabalho de um funcionário.

Através do controle de ponto, o departamento pessoal e o RH é possível encontrar todas as informações necessárias das horas trabalhadas dos seus funcionários em um único lugar. Isso, portanto, facilita o fechamento da folha de ponto e reduz possíveis erros no cálculo da carga horária do funcionário.

Por que implementar um sistema de controle de ponto?

No art. 58 da CLT, consta que a jornada de trabalho dos funcionários pode ser reduzida ou estendida, não excedendo 8 horas diárias.

Entretanto, imagine que um estabelecimento tenha acima de 20 funcionários, fazer a marcação correta da jornada de trabalho de todos com eficiência seria um pouco difícil, concorda?

Por isso, as organizações que aderem a um sistema de controle de ponto, seja qualquer um que se adapte à cultura da empresa, terão mais facilidade para organizar a carga horária dos trabalhadores e terá maior controle sobre horas extras e ausências.

10 dicas na hora de implementar um controle de ponto

Importante esclarecer que a lei não obriga nenhum estabelecimento a adotar certo tipo de registro de ponto. Portanto, cabe à empresa escolher o método que se encaixe de acordo com as necessidades e a quantidade de funcionários.

Dica 1 – Escolha o modelo de controle de ponto

No mercado existem diversos tipos de controles de ponto, então você deve analisar qual dos modelos a seguir se encaixa melhor com sua necessidade. São eles:

• Controle de ponto feito de forma manual ;
• Controle de ponto mecânico ou relógio de ponto;
• Controle de ponto eletrônico ou REP;
• Controle de ponto on-line ou controle alternativo.

Dica 2 – Atente-se às leis

O ministério do trabalho criou diversas leis e portarias desde a implantação dos registros de ponto. Por isso, as principais leis que você deve se atentar são:

• Lei 7.885/89 art. 41; 

• Decreto nº 10.854 de 2021, art. 31;

• Art. 74 da CLT;
• Portaria 671/21.

Dica 3 – O estabelecimento precisa cumprir a lei do registro de ponto?

Sim, todo ou qualquer estabelecimento que tenha 20 funcionários ou mais, deve implementar o sistema de registro de ponto segundo o art. 74.

Dica 4 – Avise com antecedência sobre as novas mudanças

Aderir à mudanças na empresa não é algo fácil, e não deve ser feito do dia para noite. Por isso, assim que confirmada a adesão do novo sistema, a primeira coisa a ser feita é avisar os funcionários.

Informe sobre o motivo da implementação e diga principalmente como os colaboradores serão beneficiados com ele.

Dica 5 – De o treinamento adequado aos funcionários

Com o sistema já implantado, é fundamental que você oriente os colaboradores a fim de garantir que todos saibam usá-lo de maneira correta.

Para isso, reúna-os e dê a eles  uma explicação detalhada de como funciona o sistema, e como deve ser feito o registro diariamente.

Dica 6 – Dados que um sistema de ponto moderno deve emitir

Sempre que um funcionário marcar o seu ponto, um sistema moderno deve emitir um comprovante e neste deve conter as informações da empresa como nome social e CNPJ. Além de data, hora, número do registro e número do PIS do trabalhador.

Dica 7 – Um registro de ponto eletrônico eficiente deve cumprir os seguintes requisitos:

• Fornecer a hora do relógio em tempo real;
• Estar em boas condições de funcionamento;
• Imprimir o comprovante do colaborador em papel próprio;
• Fornecer o número de identificação do REP;
• Receber informações e dados dos trabalhadores diretamente no seu sistema e de modo correto.

Dica 8 – Acompanhe a adaptação do novo sistema

Enfim, para ter mais eficiência, o estabelecimento não pode deixar de acompanhar os primeiros momentos dos usos do sistema. Por mais que os funcionários recebam treinamento, é essencial ficar de olho no sistema para evitar erros dos colaboradores.

Dica 9 – O que muda no controle de ponto com a nova Portaria 671?

Diante das novas mudanças da portaria 671/21, deve existir uma nova classificação dos pontos eletrônicos, são eles:

• REP-C: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional;
• REP-A: Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo;
• REP-P: Registrador Eletrônico de Ponto via Programa.

Dica 10 – Existe um prazo para a adequação dos sistemas de controle de ponto?

Os sistemas de controle de ponto tinham prazo para estarem de acordo com as novas exigências da Port. 671, contando a partir da sua publicação. Portanto, o prazo para adequação se esgotou em 8 de novembro de 2022.

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