Quando você pensa em aumentar a eficiência do seu time, considere a gestão de tempo. Não se trata apenas de trabalhar cobrando quanto tempo de relógio os colaboradores estão dando à empresa, mas sim, de disseminar entre todos a busca pela produtividade e eficiência.
Uma das coisas que mais atrapalham o dia a dia no trabalho, é a desorganização. Portanto, é importante que a equipe se concentre no trabalho e evite a procrastinação, pois essa atrasa quaisquer tipos de projeto e pode se tornar um hábito extremamente prejudicial.
A gestão de tempo precisa estar presente para evitar aquelas “fugas” que te fazem perder mais tempo do que precisa para ler e-mails, puxar relatórios, etc. Dessa forma, confira a seguir cinco dicas para aumentar a produtividade.
Quais são as 5 dicas para aumentar a eficiência do seu time através da gestão de tempo?
Você sabe o que são “ladrões de tempo”? São daquelas pausas para responder uma mensagem, dar uma espiada nas redes sociais, etc.
Apesar de parecerem inofensivas, os colaboradores acabam perdendo muito tempo, se distraem e perdem o foco, quando se percebe, já foram 30 minutos e o profissional nem se lembra mais o que estava fazendo.
Isso, por outro lado, também traz aqueles desperdícios que são gerados pelo ambiente de trabalho. Embora sejam difíceis de eliminar, a verdade é que isso não é impossível e o principal objetivo é focar no trabalho, sempre dando atenção a uma tarefa por vez.
A gestão de tempo é um meio para conseguir a produtividade máxima e demanda o desenvolvimento de novos hábitos. Desse modo, chegou a hora de conferir o que fazer para melhorar isso.
1- Engaje a equipe em prol da empresa
Garanta que todos os colaboradores se engajem pela empresa e para isso é preciso mostrar quais são os objetivos. Utilize o nível tático para disseminar os planos e explicar às pessoas que elas são cruciais para conseguir tudo isso.
O processo não deve se encerrar nisso, pois é preciso usar os líderes para estipular metas individuais para cada setor. No entanto, lembre-se: primeiro devem vir as metas coletivas, e depois as de cada departamento.
Ao fazer isso e jogar limpo com a equipe, você vai ver que a gestão de tempo irá melhorar. Afinal, cada time saberá o que precisa fazer e os membros também terão ciência das suas responsabilidades.
2- Motive as equipes
Muitos gestores têm a visão de que os colaboradores são máquinas e fazem parte de uma linha de montagem. Contudo, são pessoas que estão trabalhando e elas possuem dias bons, horas ruins e são suscetíveis a fatores externos.
Divida notícias com os colaboradores, demonstre a cada um a sua importância. Estimule a competição saudável e saiba o momento de elogiar, orientar, cobrar e até mesmo, desligar um colaborador.
Gerir uma equipe significa compreender porque aquela atividade é importante. Faça do seu colaborador um embaixador e você verá que a produtividade dele aumentará, pois estará imerso na cultura da empresa.
3- Melhora a comunicação interna e Alie a equipe a gestão de tarefas
A comunicação é fundamental para as empresas e a maior parte dos problemas se dão por conta disso. Ao não se comunicar de forma eficaz, uma organização não consegue que o colaborador receba a mensagem que ela emitiu.
A eficiência está ligada diretamente a boa comunicação, já que como um colaborador saberá o que deve fazer, se não foi explicado a ele o motivo? Em outras palavras, é preciso ter clareza sobre todos os aspectos do seu trabalho.
Falhas na comunicação podem se tornar as grandes responsáveis pelo retrabalho, então é primordial pensar nisso. Para evitar que aconteçam, faça reuniões frequentes e objetivas, mas também dissemine a informação entre todos.
Pensar em gestão de tempo não é algo que possa ser feito de forma individual, então o segredo é agir coletivamente. Trata-se de garantir que a equipe se engaje e cada colaborador saiba a função do seu colega, assim como a responsabilidade.
Todo o time sabe exatamente a falta que um grupo ou alguém tem para a conclusão das suas metas. Além disso, um colaborador pode oferecer ajuda para outro e isso cria uma espécie de colaboração múltipla entre todas as partes.
O uso de um painel físico ou digital é uma boa opção, e até mesmo uma orientação sobre oferecer ajuda já é o bastante. Lembre-se: aumentar a produtividade também tem relação com agilidade, desde que a qualidade não seja prejudicada.
Um gerenciador de tarefas, como o Trello, já é uma excelente opção e possui um custo muito baixo. Ao mesmo tempo, a utilização de um ERP (Sistema Integrador de Gestão Empresarial) também é uma alternativa viável.
4- Dê exemplo sobre o que fazer
Se uma tarefa aparecer, incentive os colaboradores a fazer no menor tempo hábil e, assim, economize tempo. Não deixe para o dia seguinte o que pode ser feito no momento, uma vez que nunca é bom correr o risco de atrasar.
Quando a atividade exige um longo tempo de trabalho, o mais importante é dividir corretamente e planejar o que fazer. Para isso, analise quanto tempo será necessário, planeje bem as atividades, quem fará e comunique a equipe.
Se a equipe sabe o que precisa fazer e se empenha para conseguir, o cenário melhora e a lista de coisas urgentes perde um item. Da mesma forma, não confunda agilidade com pressa e preze sempre pela qualidade.
Imagine que um colaborador é cobrado pela líder sobre focar mais no trabalho e não ficar tanto no celular, porém, o funcionário vê o seu superior fazendo isso. Agora, responda: você acha que a pessoa cobrada irá levar a sério a crítica?
É fundamental dar o exemplo e mostrar ao colaborador o que fazer, o porquê deve ser feito e aquilo que não deve ser feito. Palavras convencem, mas o exemplo “arrasta” e faz com que o empregado também faça aquilo.
Para cobrar o tempo dos colaboradores, não falhe em gerenciar o seu tempo e as atividades. Organize o seu dia, foque no trabalho e evite distrações, pois os colaboradores vão ver o exemplo do líder e farão o mesmo.
5- Gerencie o registro de ponto dos colaboradores
Gerenciar o tempo é primordial para a empresa, porque cria uma disciplina na busca pela máxima produtividade. Quando as equipes estão sobrecarregadas, as entregas atrasam e isso cria um efeito-dominó na empresa.
A chance de ter retrabalho é maior e pode prejudicar a imagem da empresa. Do mesmo modo, ainda impacta negativamente na motivação dos colaboradores e pode criar um clima organizacional terrível.
Uma das maneiras mais inteligentes de gerir melhor o tempo, é por meio da redução do absenteísmo. Isso é mais fácil quando existe o registro de ponto, através de um relógio, e o hábito dos colaboradores o preencherem diariamente.
Destaca-se que a falta de controle sobre o tempo dos colaboradores pode culminar em casos de excesso de horas extras. Pior do que isso, é o risco delas não serem registradas, o que pode resultar em um processo trabalhista. Acesse o nosso site e confira os modelos de relógios disponíveis para registro de ponto dos colaboradores. Como o texto mostrou, melhorar a gestão de tempo é importante e passa por isso, bem como por seguir as dicas mostradas anteriormente.
