Como preparar seus funcionários para bater ponto

Quando as empresas investem financeiramente em um sistema que facilite o momento de bater o ponto, elas querem que haja um bom retorno. Isto porque o objetivo desse investimento, é diminuir e agilizar processos burocráticos. Preparar seus funcionários para bater ponto, portanto, é essencial para que tudo saia como o esperado. 

Ao colocar este sistema em prática, entretanto, os colaboradores podem não concordar com essa ideia logo no início. Existe a possibilidade de serem frequentes as questões quanto ao esquecimento da marcação do ponto interferindo na finalidade inicial.

O motivo de isso acontecer é porque nem todos compreendem que esta atitude pode trazer mais segurança e tranquilidade. Alguns desses profissionais podem achar que a empresa está sendo controladora e invasiva e, desse modo, se mostrarem resistentes em relação a ferramentas.

Como preparar seus funcionários para bater ponto

No caso da marcação de ponto ser uma novidade na organização, é fundamental definir bem as estratégias para somente depois informar os colaboradores a respeito disso.

É tarefa do RH gerar conteúdo que fale sobre o assunto de forma bem transparente e que não demonstre que sua implementação seja imposta.

O conceito a ser passado é que apesar de obrigatório, este controle é uma ferramenta aliada. Dessa forma, para que haja uma alta e bem sucedida adesão, o ponto principal é a comunicação.

Se os colaboradores, entretanto, oferecerem resistência ou falta de engajamento para registrarem suas horas trabalhadas, existem alguns passos para auxiliar nesta solução, são eles:

• Explique o motivo da implementação;
• Exponha os benefícios para os seus funcionários;
• Ensine e acompanhe de perto;
• Crie um simples sistema de recompensa;

Como preparar seus funcionários para bater ponto – Explique o motivo da implementação

O maior erro é impor o sistema informando simplesmente aos seus funcionários. Essa atitude é muito autoritária e automaticamente despertará a desconfiança por sentirem que não há uma escolha.

É muito importante que a empresa esclareça como chegou a esta decisão, seja por necessidade ou própria escolha para aderir a um registro de ponto.

Nem todas as pessoas conhecem as leis e, por este motivo, não sabem que as empresas com mais de vinte empregados são obrigadas pela CLT a realizarem esse controle.

É essencial, portanto, trazer essas informações, explicando o motivo dessa atitude. Desse modo, a empresa mostrará que respeita os seus colaboradores, envolvendo-os na construção de uma política que seja interessante para ambos.

Não é necessário explicar individualmente sobre essa implantação, sendo repetitivo. Pode ser preparado um material completo (folhetos, PDFs, emails) que tenha uma linguagem amistosa e que permita o acesso sempre que surgirem dúvidas.

Como preparar seus funcionários para bater ponto – Exponha os benefícios para os funcionários

Na apresentação do sistema de ponto, o RH pode colocar uma lista de pontos positivos para aqueles que marcarem o ponto corretamente como, por exemplo:

• Existir uma transparência completa entre colaboradores e empresa;
• Haver uma contagem correta do banco de horas no caso de existir um;
• As horas trabalhadas deverão estar registradas corretamente com exatidão até mesmo referente aos minutos;
• Proteção e registro se ocorrerem processos trabalhistas;
• Acompanhar o próprio desempenho e controle.

Ao compartilhar esse tipo de informação a empresa demonstrará a sua preocupação com os que trabalham para ela e desse modo será um bom elemento de motivação.

Ensine e acompanhe de perto

É uma excelente alternativa em treinar seus funcionários a utilizarem de modo correto o sistema de marcação de ponto escolhido para conquistar uma alta taxa de adesão.

Este treinamento pode ser feito por meio de uma reunião para apresentar o sistema e ensinar de que forma usá-lo. Escolha um tempo adequado para sentar-se com todos ao mesmo tempo ou em um grupo por dia, demonstrando  o passo a passo para a utilização das funções principais de ponto.

Se perceber, entretanto, que um funcionário ou outro  tem mais dificuldade, ofereça uma atenção individual e especial.

É importante que você dê o exemplo. De nada adiantará falar sobre a importância do controle de pontos se não conhecer bem essa ferramenta identificando, então, possíveis dificuldades que os colaboradores venham a sentir.

Crie um simples sistema de recompensa

Se a empresa tiver condições e permitir, crie um sistema de recompensa, sendo esse antes do conhecimento do setor de RH e depois comunicado aos colaboradores. Estas premiações serão para quem tiver melhor desempenho em frequências e registros de horas de  trabalho.

Isto quer dizer que o ponto é registrado de modo correto diariamente sem exceder os limites de horas extras sem saídas antecipada e atrasos.

Estas recompensas podem acontecer todo mês, a cada semestre ou anualmente. Há várias opções para a premiação como, por exemplo:

• Remuneração extra em dinheiro;
• Dias de folga;
• Ganhar um bônus ao final do ano;
• Feriado prolongado;
• Uma viagem com todas as despesas pagas;
• Dia extra de férias;
• Horas extra no banco de horas para usar como achar melhor.

A motivação dos colaboradores será garantida quando houver criatividade. Esta é uma excelente ideia, entretanto, há muitos cuidados para propor regras possíveis  e prêmios que sejam na verdade causas de motivação.

Podem-se discutir as ideias com os próprios funcionários para a definição sobre os tipos de prêmios.

É possível marcar o ponto com atraso?

Entre os funcionários sempre existe a dúvida sobre a possibilidade de marcar o ponto com atraso ou adiantado.

Segundo a portaria 671, não existe nenhum sistema de controle  de ponto que imponha restrições quanto à marcação dos horários. Por este motivo, o sistema de controle adotado é tão importante  para que as empresas possam controlar eficientemente essas jornadas.

Os funcionários que ocupam cargos  de gestão e de confiança, no entanto, são isentos de  bater o ponto.

Conclusão

Uma das obrigações das empresas com mais de vinte funcionários é bater o ponto. Preparar seus funcionários para esta ação é de extrema importância. Ela precisa ser, portanto, eficiente para que não ocorram problemas e garanta a maior transparência aos seus colaboradores.

O importante é que haja uma compreensão entre as duas partes, ou seja, empresa e colaboradores terão inúmeros benefícios ao ser adotado um sistema de marcação de ponto. 

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