Existem várias empresas que ainda utilizam a folha de ponto manual com o objetivo de ter um controle sobre a jornada de trabalho de seus funcionários.
Nessa folha, as anotações são feitas à mão pelos próprios colaboradores que passam as informações para planilhas, livros ou até mesmo em tabelas específicas para o controle. Não há nenhum impedimento se você quiser usá-las na sua empresa.
É muito importante, entretanto, entender bem como funciona o sistema antes de adotá-lo para o uso diário de seus colaboradores. O registro do ponto à mão é bem simples de se fazer, contudo, exige que se tenha cuidado e atenção para que não ocorram fraudes ou erros no ponto.
O que é um registro de ponto?
Esse registro permite controlar o tempo de horas que cada colaborador trabalhou, que, no caso, eles mesmos fazem de forma manual em cadernos, livros, planilhas e catálogos. Também pode-se utilizar um relógio de ponto que, de certo modo, carimba cartões que se direciona para a documentação da jornada.
As organizações mais antigas no mercado costumam usar este tipo de registro no seu cotidiano. Pode ser utilizado também por empresas que necessitam se adequar às leis trabalhistas e que ainda não possuem outras alternativas.
O objetivo é manter o controle da jornada como, por exemplo, o ponto eletrônico por geolocalização ou semelhante.
Ao registrar corretamente a jornada de trabalho, a empresa estará seguindo as normas e leis da CLT, que são válidas em todo território nacional.
Como fazer o registro da folha de ponto manual?
Para um controle manual da jornada dos funcionários de determinado lugar, há várias alternativas. Como já citado, podem ser: relógio, folha de ponto, planilhas e cadernos.
O que se precisa fazer é se adequar às necessidades e ao cotidiano da empresa e depois repassar para os seus funcionários. Eles serão responsáveis pelo seu preenchimento diariamente de modo que recebam as orientações corretas. Isto é importante para que não ocorram fraudes e complicações, havendo, dessa forma, um número mínimo possível de erros.
Veja a seguir como fazer o registro de ponto manual em cada uma das principais ferramentas, que são:
- Livro, caderno, ponto ou folha;
- Relógio de ponto manual;
- Controle de ponto cartográfico.
Livro, caderno de ponto ou folha
Cada colaborador, todos os dias ao entrar ou sair do trabalho, necessita, antes de tudo, se dirigir ao local onde se encontra a folha, caderno ou livro de ponto e então:
- Identificar o espaço vazio ou a próxima linha para realizar o preenchimento, sem que pule nem deixe em branco nenhum espaço;
- Escrever na linha/espaço correto o horário, à mão, que estiver marcando no relógio naquele exato momento;
- Preencher com o seu nome completo e, se os responsáveis pedirem, colocar também a sua assinatura.
Relógio de ponto manual
Se o controle for por meio de relógio que não seja eletrônico, os colaboradores das organizações possuem um cartão de ponto manual onde estão anotados o seu nome, foto e dados de contratação feitos em plástico ou papel.
Deve-se inserir, portanto, esses dados no relógio seguindo as orientações que os gestores passaram, em todas as horas de entrada, saída e intervalos de descanso ou refeição.
No campo designado para o preenchimento de cada dia e hora, o relógio fará um tipo de carimbo ou perfuração. Os dados registrados no ponto serão, então, repassados para os profissionais de recursos humanos todo final de mês.
Preste muita atenção para que não ocorram falhas e erros. Quando tiver qualquer erro ou se esquecer da etapa de controle, seja no registro, através de relógio ou anotação, precisa informar o que aconteceu ao setor de RH ou Departamento Pessoal gerando demanda por esse tipo de ajuste.
Esses profissionais tomarão, então, as devidas providências para monitorar a jornada de forma adequada.
Caso isto não ocorra, certamente surgirão problemas no momento do pagamento do salário, quando se calcularem os atrasos e faltas, na definição de folgas e férias e em outros aspectos, até mesmo legais.
As empresas podem se basear em um modelo de registro com a finalidade de evitar complicações.
Pode-se utilizar, portanto, um exemplo de registro que já esteja pronto para auxiliar sua empresa na redução de trabalho quando realizar o fechamento e controle de pagamento. Desse modo acontecerão poucas falhas ou até mesmo nenhuma.
Os modelos de cartões e planilhas ou os controles em cadernos e livros, você encontrará facilmente na internet, entretanto, muito cuidado para utilizar somente os materiais que possuam fontes confiáveis e especializadas no assunto.
Folha de ponto manual ainda vale a pena?
Existem métodos mais modernos e seguros, com o avanço da tecnologia, para que seja mais perfeito o controle de ponto.
Os sistemas de ponto online como o da Pontua, ou integrados com o relógio de ponto, entre outras alternativas, garantem mais agilidade, praticidade e segurança para a sua empresa.
Desse modo, o controle de ponto manual não vale muito a pena. O motivo disso é devido ser mais trabalhoso para o RH no momento de conferir o livro de ponto e fazer o fechamento da folha de pagamento completamente de modo manual.
Isto faz com que possam acontecer mais falhas e fraudes, trazendo prejuízos que podem ser irreversíveis para a sua empresa.
Existem empresas que possuem ferramentas para controle de ponto de funcionários que são eficazes, diminuindo gastos da empresa e tempo perdido. Para saber mais sobre esse assunto, acesse nosso site.
